Kode Etik Menggunakan Email

Kode Etik Menggunakan Email

E-mail boleh dibilang merupakan penemuan kuno menurut sejarah internet. Namun dengan sejalannya evolusi layanan e-mail, masih ada saja beberapa orang yang belum mengerti etika penggunaan email. Artikel ini memang terkesan sepele, tapi saya yakin beberapa diantara kita pernah melakukan hal-hal berikut, entah karena tidak sadar, atau alasan klasik … malas. Mari kita telusuri satu per satu.

1. Formal atau Non-Formal
Siapakan penerima e-mail anda? teman atau klien? Perlukah memakai bahasa yang formal?

2. Tujuan Menulis
Tentukan tujuan menulis dari awal, agar tidak melantur.

3. Jangan menulis selagi marah
Jika anda sedang marah, atau nuansa hati lagi tidak enak, tundalah penulisan e-mail. Apalagi bila anda menulis balasan hal-hal yang membuat anda marah.

4. Penggunaan To, CC, dan BCC

ü To – Ditujukan untuk lawan bicara anda

ü CC (Carbon Copy) – Atau tembusan, digunakan untuk memberitahu orang lain yang bersangkutan.

üBCC (Blind Carbon Copy) – Sama dengan CC, tapi tembusan tidak akan terlihat oleh penerima To atau CC.

5. Penggunaan Subject
Judul e-mail harus jelas dan mencerminkan isi e-mail sesungguhnya. Hindari penulisan judul email tanpa isi (body), yang kesannya malas atau tidak professional.

6. E-mail, bukan novel
Menulis e-mail itu cukup singkat saja, langsung ke pokok masalah, tidak perlu bertele-tele seperti menulis novel. Namun juga jangan terlalu singkat seperti SMS.

7. Pemakain huruf besar (semua)
Di dunia maya, pemakain huruf besar dianggap menjerit. Jadi hindari hal ini agar tidak memberi kesan yang salah terhadap lawan bicara anda.

8. Pemakaian tanda seru
Bila memang diperlukan, cukup satu saja! Tidak perlu sampai berulang kali (!!!!!).

9. Signature
Memang enak menggunakan fitur otomatis seperti di MS Outlook. Namun sebagian orang mempunyai kepentingan yang berbeda, contohnya anda tidak mau mencantumkan nomer HP pribadi di setiap e-mail untuk menghindari panggilan2 tengah malam .

10. Periksa ejaan (yang disempurnakan?)
Setelah selesai dengan isi e-mail, jangan lupa untuk memeriksa ulang ejaan. Hal ini penting untung memberi kesan serius dan profesional.

11. Polos saja, tanpa hiasan
E-mail paling efektif dengan format plain text, tanpa variasi HTML (termasuk latar belakang warna-warni, plus animasi).

12. Attachment, atau lampiran
Tidak semua orang hidup dengan internet berkecepatan tinggi, oleh karena itu pertimbangkan penggunaan layanan online storage untuk lampiran berukuran besar. Jangan lupa menjadikan satu ZIP file untuk lampiran berjumlah banyak, agar tidak kelewatan.

13. Read Notification Receipt
Perlukah anda memberi jawaban ke lawan bicara anda bahwa e-mailnya telah diterima? Bila sudah tidak ada di Outbox, berarti e-mail tersebut telah terkirim, meskipun kadang tidak instan.

14. Berikan balasan sepantasnya
Tulislah balasan secepatnya (atau sepantasnya), terutama bila akhiran isi surat menandakan bahwa lawan bicara anda menunggu balasan atau keputusan anda.

15. Penggunaan Reply-to-All dan Forward

ü Reply-to-All – Pertimbangkan matang2 sebelum memakai fitur ini, untuk mencegah e-mail yang tidak diharapkan (oleh orang lain). Hal ini sering terjadi pada diskusi grup lewat e-mail, yang hanya pengirim pertama yang perlu diberi jawaban. 11 orang denganReply-to-All = 100 email.

ü Forward – Fitur yang satu ini adalah yang paling disukai oleh pengirim surat berantai. Tapi yang paling menggangu adalah penggunaan To/CC untuk semua penerima, yang membuat e-mail anda tersebar ke orang2 yang tidak dikenal. Gunakanlah BCC untuk fitur ini.

16. Surat Berantai
Pakailah akal yang jernih sebelum anda menekan tombol forward. Tanyalah pada diri anda sendiri, apakah hal tersebut bisa/akan terjadi? Hampir semua surat berantai tidaklah berguna. Perlu dipertimbangkan juga, siapa saja yang patut menerima e-mail macam itu. Bukan bos atau klien anda tentunya.

17. 24 Jam untuk tindak lanjut
Berilah 24 jam tenggang waktu untuk menindaklanjuti e-mail anda. Sadarilah bahwa tiap orang mempunyai kepentingan pribadi. Tidak perlu langsung SMS, atau telpon, setelah menekan tombol Send.

Kode etik menggunakan Email, mungkin sebagian besar banyak yang telah mengetahui apa itu Email, namun tidak menutup kemungkinan yang belum mengetahui apa itu Email, sebelum membahas tentang inti dari pembahasan tentang kode etik menggunakan Email, akan di jelaskan terlebih dahulu tentang Email.

Email adalah singkatan dari Electronic Mail atau jika dalam bahasa Indonesia adalah surat elektronik. Seperti layaknya surat biasa pada umumnya, email berfungsi untuk mengirimkan surat atau pesan kepada orang lain. Perbedaan anatara surat bisa dengan email adalah email sudah tidak lagi membutuhkan kertas sebagai media untuk menuliskan pesan, media yang di gunakan adalah berupa Data digital yang di kirimkan melalui internet.

Dengan ada Email dengan fungsi untuk mempermudah pengguna, namun agar tidak salah dalam penggunaan Email tanpa di imbangi oleh etiket yang baik akan berakibat kurang baik bagi si pengguna Email tersebut, dan pada kesempatan ini akan di bahas apa-apa saja kode etik dalam menggunakan Email, agar tidak berakibat fatal. antara lain :

1. Sebelum mengirimkan suatu pesan e-mail, pertimbangkan apakah pesan tersebut pantas diterima si penerima. (Isi e-mail) tertentu dapat membuat si penerima salah paham dan menimbulkanrasa marah. Bila anda menerima e-mail seperti itu, segeralah jawab kepada si pengirim untuk tidak mengirimkannya e-mail sejenis itu lagi.

2. Sesuaikan bahasa e-mail anda kepada siapa saja e-mail itu anda tujukan. Ingatlah bahwa dengan e-mail anda dapat berkomunikasi langsung dengan berbagai pihak dalam suatu perusahaan.

3. Hati-hati, e-mail dapat menjadi alat penyebar virus yang cepat bila terlampir program-program komputer yang tidak ter"scan" dengan baik. namun jika komputer anda ter"scan" dengan baik kemungkinan kecil virus dari e-mail akan masuk.

4. Segera jawab e-mail yang membutuhkan jawaban anda. Bila anda belum mempunyai jawabannya, kirimkanlah pesan bahwa anda akan menjawabnya pada waktu atau tanggal tertentu.Agar yang mengirimkan Email kepda anda tidak terlalu lama menuggu balasan Email dari anda.

5. Jangan gunakan e-mail untuk hal-hal yang bersifat sangat pribadi atau subyektif karena kemungkinan kesalah-pahaman dapat sangat terjadi.

Dari ke 5 kode etik di atas inti dari kode etik menggunkan Email, adalah bagaimana cara seseorang untuk menggunakan bahasa yang layak dan tidak menyakiti dan merugikan pihak lain, selain itu tata bahasa sangat mempengaruhi dalam mengirimkan Email.